Wissensmanagement: Strategische Neubewertung erforderlich

Das Lernen und Schulen effektiv organisieren

Der weiterhin ansteigende Fachkräftemangel verstärkt die Fluktuation bei Mitarbeitern und erhöht damit die Schulungs- und Lernaufwände weltweit. Dieser Beitrag liefert strategische Überlegungen für das Wissensmanagement und den Wissenstransfer im Maschinenbau. Lernprozesse, welche Lernvideos, Lernmanagementsysteme und KIs zum Erlernen von Sprachen einsetzen und die selbstständige Weiterbildung fördern, gelten als sehr effektiv. Zielgruppen sind neue Mitarbeiter, Auszubildende und Maschinenbediener. Damit werden Trainer und Teilnehmer entlastet. Ihre Kunden profitieren, wenn Sie neue Bediener oder Wartungsspezialisten effizient qualifizieren – eine wichtige Botschaft für das Marketing. Bei sehr großem Nutzen könnte dies als Produkterweiterung bzw. -option angeboten werden.

Benutzerfreundliche Wissensmanagementsysteme können darüber hinaus den täglichen Suchaufwand für Informationen zwischen 10 % und 20 % je nach Aufgabe senken. Übersetzungs-KIs, die auf die Fach- und Firmenterminologie Ihres Unternehmens angepasst sind, konvertieren alle Arten von Videos und Texte in die Sprache des Betrachters bzw. Lesers zu einem Bruchteil der Kosten, die ein menschlicher Übersetzer berechnen würde.

Als Entscheidungsträger im Maschinenbau gestalten Sie die langfristigen Strategien des Unternehmens. Verantwortliche mit vielen hochqualifizierten Fachkräften (z. B. Service, Produktion) und solche, die für die Ausbildung und das Personalwesen zuständig sind, müssen überlegen, wie sie auf den wahrscheinlich langanhaltenden Fachkräftemangel in vielen Industrieländern reagieren. Besonders für sie sind die Inhalte dieses Beitrags empfehlenswert.

Das Fachkräfteproblem: aktuelle und zukünftige Herausforderung im Maschinenbau

Das Fachkräfteproblem spitzt sich in vielen Branchen und Arbeitsgebieten immer weiter zu. Dies betrifft nicht nur Deutschland, sondern auch viele andere westliche Industrieländer wie unter anderem die U.S.A., England, Japan und Korea. Viele Länder haben Vollbeschäftigung und eine hohe Zahl von offenen Stellen. Man spricht mittlerweile von einem „Arbeitnehmermarkt“, in dem die Arbeitnehmer die Konditionen für das Arbeitsverhältnis definieren können.

Die Bereitschaft, Engpässe zu stopfen, lässt bei vielen Arbeitssuchenden nach. Sie schauen sich mittlerweile den Arbeitskräftemangel in einem Unternehmen oder einer Arbeitsstätte genau an und lehnen auch einen gut bezahlten Job ab, wenn sie merken, dass sie dort über viele Jahre erhebliche Überstunden leisten müssen.

Speziell in Deutschland wird die Verrentung der geburtenstarken Jahrgänge den Mangel an Ingenieuren und Servicetechnikern in den nächsten 10 Jahren wesentlich verstärken. In den U.S.A. setzte der Baby-Boom bereits in den fünfziger Jahren ein. Dort ist der Abgang der qualifizierten Techniker und Spezialisten bereits im vollen Gange. Alles in allem wird die Mangellage mit hoher Wahrscheinlichkeit die nächsten 10 Jahre anhalten.

In Folge nimmt die Fluktuation in den Arbeitnehmermärkten im Vergleich zu früheren Jahren deutlich zu. Der Aufwand für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter steigt deshalb erheblich. Verstärkt müssen auch schlechter qualifizierte Mitarbeiter eingesetzt werden. Fehler werden demzufolge häufiger passieren.

Die Kundenseite: Fehlende Fachkräfte zur Bedienung der Maschinen und Anlagen

Auf Kundenseite wird es immer schwieriger, kompetente Mitarbeiter für die Bedienung von Maschinen und die Abwicklung komplexer Produktionsprozesse zu finden. Das Gleiche gilt für das interne Wartungspersonal, das für die Instandhaltung von Maschinen und Anlagen, die Durchführung kleinerer Reparaturen und bei Bedarf sogar für die Schulung neuer Bediener zuständig ist.

Unzureichende Fähigkeiten der Bediener und begrenzte Kapazitäten des Wartungspersonals stellen die Hersteller von Maschinen und Anlagen vor zusätzliche Probleme. Infolgedessen steigt die Nachfrage der Kunden nach Schulungs-, Wartungs- und Reparaturdienstleistungen. Dies verschärft den Kapazitätsmangel auf der Seite der Hersteller weiter.

Strategische Konsequenzen für das Wissensmanagement im Unternehmen

Um das Problem des Fachkräftemangels wirksam anzugehen und die langfristigen Folgen abzumildern, ist es entscheidend, frühzeitig strategische Maßnahmen zu ergreifen. Indem sie sich auf die folgenden Aspekte des modernen Wissensmanagements konzentrieren, können Unternehmen die Chance nutzen, die mit dem Fachkräftemangel und der hohen Mitarbeiterfluktuation verbundenen erheblichen Kosten und Kapazitätsengpässe zu mindern:

Schneller und effizienter Wissenstransfer: Schulung und Einarbeitung von Mitarbeitern und Maschinenbedienern der Kunden werden durch Videoclips und Lernsysteme deutlich effektiver und aufwandsärmer. Die Kosten für die Videoerstellung sind in den letzten Jahren erheblich gefallen. Allerdings dauert es ca. 1 – 2 Jahre, bis a) die Kompetenzen für die Erstellung von Videoclips erworben und b) die erforderlichen Video-Bibliotheken für Maschinenbediener und neue Mitarbeiter erstellt sind.
Kommunikation in der passenden Sprache: Bediener beim Kunden, Mitarbeiter und Auszubildende können dank der Unterstützung von KI Wissen und Informationen in ihrer Sprache bekommen. Maschinelle Übersetzungen sind heute 500- bis 1.000-mal günstiger als die von Menschen. Selbst wenn Videos und Texte mit Fach- und Firmenbegriffen maschinell übersetzt werden, sind die Kosten deutlich geringer. Als ergänzende Sprachqualifikation für neue Mitarbeiter, z. B. Lehrlinge mit Sprachdefiziten, sind Lern-KIs und -Videos sehr hilfreich. Auch hier bedarf es einige Zeit, bis das Fach- und Firmenvokabular ermittelt und Begriffe in verschiedene andere Sprachen einmalig übersetzt sind.
Einfache Wissens- und Informationsrecherche: Die fehlertolerante und schnelle Suche von Informationen wird durch Indexierung und Verschlagwortung von Texten und transkribierten Videos ermöglicht. Zukünftig werden auch generative KIs die Suche unterstützen.

Die Macht der Zusammenarbeit nutzen: Den Fachkräftemangel gemeinsam angehen

Die Suche nach Fachkräften und guten Auszubildenden ist nicht nur für Ihr Unternehmen eine Herausforderung, sondern auch für viele andere Maschinenbauunternehmen. Es macht Sinn, an einer gemeinsamen Strategie für die Anwerbung und Qualifizierung ausländischer Mitarbeiter zu arbeiten. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Bündelung von Initiativen durch Organisationen wie den VDMA (Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau). Es ist von entscheidender Bedeutung, dabei die Berufsschulen und im Falle ausländischer Aktivitäten auch die Auslandshandelskammern und die Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) einzubeziehen. Indem alle zusammenarbeiten, können Unternehmen langfristige und kostengünstige Lösungen für diese Probleme testen und etablieren.

Sprach- und Wissensbarrieren sind große Hürden für ausländische Auszubildende und Fachkräfte, die versuchen, sich schnell in ein Unternehmen und in einem Land zu integrieren. Lernvideos, Lernmanagementsysteme sowie KI-gestütztes Erlernen einer Sprache reduzieren Aufwände und Engpässe, wenn sie sowohl in der deutschen als auch in der Herkunftssprache für das Selbststudium verwendet werden können. Notwendige Übersetzungen von Texten und Videos in die Herkunftssprache erfolgen maschinell kostengünstig.

Als betroffene Führungskraft sollten Sie erkennen, wie wichtig die Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen und Organisationen ist, um die gemeinsamen Herausforderungen bei der Suche nach Fachkräften und Auszubildenden zu bewältigen. Durch eine umfassende Strategie und durch Technologien wie Lernvideos, Lern-KIs und maschinelle Übersetzung können Sie den Integrationsprozess für ausländische Mitarbeiter verbessern, wovon sowohl Ihr Unternehmen als auch die beteiligten Personen profitieren.

Zusammenfassung und Fazit

Im Rahmen der Erstellung oder Überarbeitung Ihrer Digitalstrategie sollten Sie die in diesem Beitrag angesprochenen Themen diskutieren und bewerten. Holen Sie sich den Rat von Verantwortlichen anderer Unternehmen, idealerweise solchen mit Erfahrung im Bereich der Erstellung und Nutzung von Lern- und Erklärvideos. Fragen Sie Ihre Kunden, wie Sie den Nutzen von Videoclips als Unterstützung für die Bedienerschulung sehen. Trennen Sie dabei zwischen dem Ersttraining (Pflicht des Maschinenherstellers) und einer kundeninternen Schulung weiterer Bediener, die nach der Erstschulung intern angelernt werden.

Sprechen Sie mit Ausbildungsleitern und Lehrern von Berufsschulen über den Nutzen von Videos und Clips als Unterstützung in der Ausbildung auch von ausländischen Lehrlingen. Probieren Sie es aus! Junge Menschen sind im Rahmen eines Tests bzw. Projekts sicherlich offen, ein paar Videoclips für Maschinenbediener oder Ausbildungsinhalte zu drehen und nachzubearbeiten. Die Investitionen dafür sind gering, die Chancen aber groß.

Versuchen Sie bei Ihren Gesprächen, den Nutzen und den Aufwand zu quantifizieren. Was ist dem Kunden eine Bibliothek an Videoclips wert? Wieviel Minuten Filmmaterial braucht man für die Bedienervideos? Gleiches gilt für Aus- und Weiterbildungsvideos. Mit den o. g. Erfahrungen aus Pilot-Videoclips bekommen Sie ein Zahlengerüst für die Wirtschaftlichkeit. Entscheiden Sie anschließend, ob Sie den Weg weiterverfolgen, d. h. ob Sie weitere interne Kompetenzen für die Videoerstellung aufbauen und schließlich eine Bibliothek an Lernvideos für die verschiedenen Zielgruppen erstellen wollen.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Sehen Sie das große Potenziale, durch Videoclips und maschinelle Übersetzung Lernaufwände aufgrund des Fachkräftemangels in Ihrem Unternehmen zu reduzieren? Kontaktieren Sie RatzConsult (mailto:gr@ratzconsult.com) und lassen Sie uns unverbindlich und kostenlos über mögliche Maßnahmen und Chancen für Ihr Unternehmen sprechen.

RatzConsult ist eine unabhängige Unternehmensberatung, die sich auf die Planung und Umsetzung der Digitalstrategie im Vertrieb und Service des Maschinenbaus fokussiert. Zugehörige Spezialgebiete sind die KI-gestützte Kommunikation (inkl. maschineller Transkription und Übersetzung), das Wissensmanagement, die Nutzung von Maschinendaten (IoT) und Unternehmenskooperationen.

Möchten Sie noch weitergehende Informationen lesen? In der Serie „Wissensmanagement“ erhalten Sie im Beitrag „Wissensmanagementsystem: ChatGPT oder eine Alternative?“ Informationen darüber, was Sie bei einer Vorstudie oder einem Projekt für die Implementierung eines Wissensmanagementsystems beachten müssen. Es werden Definition, Grundlagen, Anforderungen und Herausforderungen für ein Wissensmanagementsystem (KMS) aufgezeigt. Der Beitrag „Knowhow für Wissensmanagementsysteme (KMS)“ gibt Projektleitern und -mitarbeitern viele nützliche Informationen und Details für eine Vorstudie oder Projekt zur Implementierung eines Wissensmanagementsystems. In der Reihe „KI-gestützte Kommunikation“ erfahren Sie mehr über die Systeme und Prozesse der maschinellen Übersetzung.

Georg Ratz hat über 30 Jahre im Maschinenbau gearbeitet, davon einen großen Teil in Service und Produktmanagement. Er leitete erfolgreich ein Projekt für Wissensmanagement im Service und organisierte den Aufbau einer globalen Vertriebs- und Servicepartnerschaft mit einem japanischen Unternehmen. Hands-On Mentalität, gutes Prozessverständnis und Kreativität kennzeichnen seinen Arbeitsstil.

Seine Leidenschaft gilt der Verbesserung der weltweiten Kommunikation und dem Wissensmanagement im Maschinenbau. Er ist überzeugt, dass die maschinelle Übersetzung den Kunden und Firmen viele Chancen bietet.

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