Recruiting im Maschinenbau: neue Prozesse

Als Berater möchte ich Ihnen neue Ideen und Ansätze für das Recruiting von Fachkräften im Maschinenbau aufzeigen. Ich unterstütze Sie bei der Analyse und Umsetzung der Ansätze, d.h. beim Aufbau neuer Rekrutierungsprozesse für Berufsgruppen mit jährlich hohem Bedarf. Ich biete keine Beratung und Unterstützung bei der Rekrutierung von einzelnen Spezialisten wie z.B. Ingenieuren, Kaufleuten, IT-Fachkräften oder Führungskräften an. Bitte wenden Sie sich hierfür an die üblichen Personalberatungen, Headhunter oder Executive Search Dienstleister.

Der Fachkräftemangel ist in vielen Industrieländern ein großes Problem für Unternehmen des Maschinenbaus und deren Service- und Produktionsbereiche. Der Mangel besteht nicht nur im Maschinen- und Anlagenbau, sondern häufig auch in den Branchen der jeweiligen Kunden. Instandhalter und zum Teil auch Bediener komplexer Maschinen müssen geschult oder durch Servicepersonal der Hersteller ersetzt werden.

Verschärft wird die Situation in Deutschland durch die hohe Zahl der in Rente gehenden Babyboomer. Insbesondere Fachkräfte mit einem jährlich hohen Bedarf in Produktion und Service (z.B. Mechatroniker, Elektriker) sind im lokalen Umfeld der Unternehmensstandorte oft nicht mehr ausreichend zu finden.

Das Recruiting von Auszubildenden und Fachkräften im Maschinen- und Anlagenbau muss neu gedacht werden. Ich biete Ihnen viele Vorschläge und ein schlüssiges Gesamtkonzept, wie Sie mit überschaubarem Aufwand und Kosten einerseits Anreize schaffen (z.B. günstige Wohnungsangebote) und andererseits eine „Nachwuchs-Brücke“ für Auszubildende und Fachkräfte mit einem auszuwählenden Partnerland aufbauen können.

Die nachhaltige Rekrutierung von Fachkräften ist eine mehrjährige Aufgabe und benötigt mindestens ein bis zwei Jahre, bis Sie die ersten ausländischen Spezialisten oder Auszubildende in Ihrem Betrieb haben. Schieben Sie das Thema also nicht auf die lange Bank! Lesen Sie weiter und entwickeln Sie mit im Kreis der verantwortlichen Führungskräfte und mit meiner Unterstützung eine Strategie, wie Sie das Thema in Ihrem Unternehmen langfristig angehen wollen.

Meine Vorschläge zum Recruiting geeigneter Kandidaten im Überblick

Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über die Konzepte und zugehörigen Aufgaben mit den geografisch unterschiedlichen Perspektiven bzw. Zielgruppen. Die einzelnen Aufgaben werden dann in den folgenden Abschnitten und in meinen Beiträgen detailliert beschrieben. Viele Aufgaben bauen aufeinander auf. Dennoch können Sie auch entscheiden, zunächst auf die Anwerbung ausländischer Fachkräfte zu verzichten.

Strategie zur Deckung Ihres Fachkräftebedarfs entwickeln

Beginnen Sie frühzeitig damit, eine Strategie zur Deckung Ihres Fachkräftebedarfs zu entwickeln. Gerade wenn Sie auf Auszubildende setzen, sind die Vorlaufzeiten besonders lang. Auch bei Fachkräften aus dem Ausland müssen Sie mit ca. 9 – 12 Monaten rechnen, bis diese gefunden sind und die erforderlichen Deutschkurse für ein B1-Sprachzertifikat absolviert haben. Die folgende Grafik gibt einen Überblick.

Beginnen Sie schnellstmöglich im Rahmen der Strategie und sofern noch nicht geschehen, Ihren Personalbedarf für die verschiedenen Berufsgruppen Ihrer Fachkräfte mit einem Zeithorizont von mindestens 5 Jahren zu ermitteln. Bewerten Sie anschließend Ihre und meine Ideen bzw. Maßnahmen, wie Sie Ihren Fachkräftebedarf decken können. Prüfen Sie auch, ob und wie Sie an Ihren Standorten Unterkünfte für externe Mitarbeiter anbieten können. Setzen Sie sich auch mit dem Konzept der Nachwuchs-Brücke eines Partnerlandes auseinander und prüfen Sie, ob und wie dies für Sie in Frage kommt.

Die einzelnen Maßnahmen sind im Folgenden kurz und in meinen Beiträgen ausführlich beschrieben. Gerne stelle ich sie Ihnen und Ihrem Führungsteam auch persönlich vor, zum Beispiel im Rahmen eines Strategieworkshops. Lesen Sie dazu meinen Beitrag „Fachkräftemangel im Maschinenbau: Entwickeln Sie Ihre Strategie„.

Tipp: Kooperationspartner suchen

Verschiedene Partnerschaften können helfen, Kosten zu senken oder Know-how im Partnerland zu nutzen:

Lokale Unternehmen mit ähnlichem Bedarf an Wohnraum für Auszubildende oder Fachkräfte: Aufbau und Nutzung eines gemeinsamen Wohnheims oder einer gemeinnützigen Einrichtung. Dazu gehört auch der Aufbau und die Betreuung einer Gemeinschaft in Selbstverwaltung, wenn Auszubildende die Wohnungsmöglichkeit über mehrere Jahre nutzen.
Organisation und Durchführung der Prozesse für die „Nachwuchs-Brücke“ im Partnerland: Im Internet finden Sie verschiedene Anbieter („Personalvermittler“), die sich auf bestimmte Partnerländer spezialisiert haben, falls Sie dort selbst keine Auslandsvertretung haben. Einige bieten auch die Suche nach Auszubildenden und die Nachbetreuung an.
Lokale Betriebe, Kunden und Zulieferanten: Teilnahme an der Nachwuchs-Brücke.
Die Kosten pro vermittelte Fachkraft oder Auszubildende sinken mit jedem Teilnehmer. Ihre Lieferanten können unter Umständen auch zum Engpass werden. Kunden haben vielleicht Nachwuchsprobleme in der Instandhaltung oder bei den Maschinenbedienern – nutzen Sie das für Ihr Marketing! Azubis oder Fachkräfte, die nicht in Ihr Unternehmen oder zu Ihren Kollegen passen – vielleicht klappt es ja bei einem der anderen Partner in der Nähe Ihres Standortes.

Sie können auch später noch Partner suchen. Berücksichtigen Sie aber frühzeitig mögliche „Erweiterungskapazitäten“ für die Unterbringung oder auch für die Nachwuchs-Brücke.

Auszubildende und Fachspezialisten motivieren und gewinnen

Es ist eine große Herausforderung, lern- und leistungswillige Mitarbeiter außerhalb des lokalen Umfelds der Unternehmensstandorte zu finden und zu gewinnen. Dabei ist es wichtig, sich in die Lage der jungen Auszubildenden oder Fachkräfte zu versetzen. Viele von uns kennen die Ängste und Sorgen, ohne Familie und Freunde in einer neuen Umgebung Fuß zu fassen. Das Problem ist, eine bezahlbare Wohnung zu finden und Kontakte zu Gleichgesinnten zu knüpfen.

Das Wohnungsproblem lösen

Die größte Herausforderung für Auszubildende und Fachkräfte aus dem In- und Ausland ist es, eine bezahlbare Unterkunft für die ersten Monate oder sogar für die gesamte Dauer der Ausbildung zu finden. Junge Menschen ohne Familie brauchen am Anfang keine schicke und sehr teure 2-Zimmer-Wohnung. Sie bevorzugen oft eine Wohngemeinschaft, ähnlich wie Studenten, und wollen oft noch nicht allein wohnen, sondern sich mit den Mitbewohnern in einer Gemeinschaftsküche austauschen. Möblierte oder teilmöblierte Lösungen sind sehr willkommen, da man am Anfang selten etwas mitbringen kann oder das Geld für viele neue Möbel fehlt.

Für die Altersgruppe der „förderungswürdigen“ Auszubildenden können die Konzepte der Studentenwohnheime bzw. der Wohngemeinschaften („WGs“) in den Universitätsstädten übernommen werden. Interessant sind folgende Lösungen, die auch kombiniert werden können:

Untermietverhältnisse,
- die kurzfristig beidseitig kündbar sind und nicht dem klassischen Regeln unterliegen.
Gemeinnützige Organisationen (GmbHs, Stiftungen, Vereine),
- die Gebäude besitzen bzw. unterhalten oder mieten,
- die Zimmer in Kooperation mit den vorhandenen Bewohnern im Untermietverhältnis weitervermieten,
- die Zimmer teilweise möbliert anbieten und
- die kleinere Reparaturen durch die Bewohner in Eigenregie umsetzen lassen.

Bleibt die Frage, wie man an geeignete Räumlichkeiten kommt, die als „WG“ oder „Wohnheim“ für junge Menschen ideal wären und vielleicht nicht von vielen anderen Personen oder Familien gesucht werden. Werfen Sie einen Blick auf die Übersicht der Wohnheime für Auszubildende unter „Auswärts-Zuhause“ im Internet. Dort sind bereits über 500 Jugendwohnheime für Auszubildende in Deutschland aufgelistet.

Im Rahmen meiner Beratung kann ich verschiedene Anregungen zum Suchfeld möglicher Immobilien in der Nähe Ihrer Standorte geben. Nach einem Strategieworkshop erstelle ich Ihnen ein auf Ihr Unternehmen zugeschnittenes Konzept.

Talente rekrutieren

Viele Unternehmen haben bereits Videoclips, mit denen sie um Mitarbeiter werben. Wenn nicht, nutzen Sie die Kraft der Bilder und Videoclips bei jungen Menschen. Lassen Sie Ihre eigenen Auszubildenden Videos erstellen, die potenzielle Bewerberinnen und Bewerber im In- und Ausland ansprechen. Die Sprache der Videos sollte neben Deutsch und Englisch auch die Sprache des Partnerlandes sein (wenn internationale Fachkräfte gesucht werden). Eine gute Untertitelung ist das Minimum.

Folgende Inhalte müssen dargestellt oder verlinkt sein:

Beschreibung des Unternehmens, der Arbeit und der Ausbildung,
Weiterbildungs- und Aufstiegsmöglichkeiten im Unternehmen,
Angabe der Gehaltsspanne (dynamische Werte, die sich jährlich ändern),
Wohnungsmarkt in der Region inkl. Verweis auf Unterkunftsmöglichkeiten, mit Kosten bzw. die Quadratmeterpreisen sowie Unterstützung durch das Unternehmen,
Freizeitmöglichkeiten in der Region inkl. Sport und wichtige jährliche Veranstaltungen,
Arbeitsmarkt in der Region (wichtig für Partner),
Förderung von Kontakten und der Gemeinschaft,
Nach erfolgreichem Anlauf der „Nachwuchs-Brücke“:
- Interviews mit erfolgreichen „Landsleuten“ in Videos ergänzen,
- Verlinkung zur entsprechenden Website mit Zahlen, wie viele Bewerber pro Jahr kommen
- Rückfragen an Mitarbeiter aus dem Partner-oder Heimatland und
- die Nachbetreuung für internationale Auszubildende und Fachkräfte hervorheben.

Weitere attraktive Vorschläge wie die Nutzung des Förderprogramms Erasmus+ für einen Auslandsaufenthalt eines Auszubildenden werden in meinen Beiträgen erläutert. Auch hier kann eine vorübergehende Tätigkeit in einer Ihrer EU-Niederlassungen die Flexibilität bei Ihren Servicekräfte erhöhen und gleichzeitig viele positive Erfahrungen bringen.

Schaffen Sie eine „Nachwuchs-Brücke“: Bewerber im Partnerland rekrutieren

Der deutsche Staat hat in den letzten Jahren viele Gesetze und Regelungen zugunsten ausländischer Fachkräfte und Auszubildender verbessert. Nun gilt es, die Zusammenarbeit mit den Ländern, Behörden und Organisationen sowie die Anerkennung bestehender Ausbildungen und den Rekrutierungsprozess zu etablieren. Wichtig ist, dass Auszubildende und Fachkräfte das B1-Niveau der deutschen Sprache erreichen müssen (ca. 4-6 Monate Lernaufwand in Vollzeit), bevor sie mit einem Arbeits- oder Ausbildungsvisum nach Deutschland kommen.

Die „Nachwuchs-Brücke“ ist mein Konzept, um ausländische Auszubildende und Fachkräfte für ein Unternehmen möglichst aus einem Land über mehrere Jahre zu rekrutieren. Die Vorteile sind vielfältig:

Alle kommen aus dem gleichen Sprach- und Kulturkreis und können sich in Deutschland gegenseitig unterstützen.
Prozesse der Anwerbung, Bewerberauswahl, Durchführung von Deutschkursen, Anerkennung von hiesigen Ausbildungen etc. lassen sich wesentlich einfacher, in größerer Zahl und kostengünstiger wiederholen. Bewerber sind leichter vergleichbar. Dies gilt unabhängig davon, ob die Abwicklung vor Ort durch einen spezialisierten Personaldienstleister oder die Niederlassung des Unternehmens erfolgt.
Ältere Jahrgänge, die in Deutschland erfolgreich gearbeitet haben, sind die besten Fürsprecher für das Programm im Heimatland.

Wählen Sie ein Land aus, das sprachlich und kulturell passt und für das Sie lokale Kollegen Ihrer Niederlassung oder eines Partners nutzen können. Denken Sie auch daran, dass Sie für Deutschkurse, Vorstellungsgespräche etc. Räumlichkeiten benötigen.

In meinen Beiträgen habe ich eine Tabelle mit möglichen Ländern, Einwohnerzahlen, Sprachen, Religionen, etc. integriert, die ich im Rahmen meiner Beratung mit weiteren Informationen ergänze. Beispiele deutscher Unternehmen runden das Thema ab.

Betreuung und Integration neuer Mitarbeiter aufbauen und optimieren

Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die nicht aus der Region kommen, schätzen es sehr, wenn sie am Anfang ein wenig betreut und integriert werden. Das gilt für junge Studenten, Profisportler, aber auch für Ihre neuen Mitarbeiter aus einer anderen Region. Wohnheime und Wohngemeinschaften erleichtern, wie bereits beschrieben, den Kontakt zu jüngeren Menschen erheblich. Ein Abteilungsmeeting nach Feierabend oder eine Schulung oder Veranstaltung am Wochenende in den ersten Monaten fördert die Integration neuer Mitarbeiter. Die Kosten dafür sind eine gute Investition, denn wie teuer ist im Vergleich dazu ein Mitarbeiter, der nach kurzer Zeit wegen „Heimweh“ das Unternehmen wieder verlässt.

Gemeinschaften in Wohnheimen oder WGs fördern

Junge Menschen, die ohne Familie oder Partner für eine Ausbildung oder Arbeit umziehen, suchen Anschluss im neuen Umfeld. Sie sind froh in einer Gemeinschaft von Gleichaltrigen mit Tipps und Tricks geholfen zu bekommen. Gemeinsames Kochen und Essen spart Aufwand und reduziert das Alleinsein. Wohngemeinschaften in Selbstverwaltung definieren Regeln und Zuständigkeiten für Ordnung und Sauberkeit. Vielleicht entwickeln sich so gemeinsame Freizeitbeschäftigungen oder sogar Freundschaften. Gut betreut, erkennen Gruppen frühzeitig Mitbewohner, die Probleme beispielsweise durch Heimweh, Spielsucht, Alkohol oder Drogen entwickeln und denen geholfen werden muss.

Gemeinnützige Organisationen können diese Gemeinschaften nicht nur durch die Bereitstellung von Wohnraum unterstützen, sondern auch durch das Sponsoring von Festen oder durch einen Coach aus dem Umfeld der „Ehemaligen“. Dieser kann dafür sorgen, dass die Jugendlichen in Eigenregie bzw. Selbstverwaltung Ordnung, Aktivitäten und eine gute Auslastung der Zimmerangebote organisieren. Dazu gehört auch die Klärung von Differenzen und der respektvolle Umgang mit neuen Mitgliedern bzw. Bewohnern und deren Problemen.

Integration von internationalem Personal

Für internationale Auszubildende und Fachkräfte ist eine „Nachbetreuung“ nach der Ankunft in Deutschland bzw. eine Integration unbedingt vorzusehen. Gerade im ersten Jahr beim Aufbau einer „Nachwuchs-Brücke“ gibt es viele Fragen, wenn „ältere“ bzw. erfahrene Auszubildende oder Fachkräfte aus dem gleichen Herkunftsland noch nicht zur Verfügung stehen.

Berücksichtigen den „Kulturschock“, der etwa 6 bis 12 Wochen nach der Ankunft eintritt. Zunächst befinden sich die Menschen in einem neuen Land noch in einer „Urlaubsstimmung“. Mit der Erkenntnis, dass man nun sein Leben in diesem neuen Land und mit einer anderen Ordnung bzw. anderen Regeln meistern muss, stellt sich für einige Monate eine leicht depressive Stimmung ein. Man vermisst die Familie, alte Freunde und lieb gewonnene Traditionen. Informieren und schulen Sie Ihre neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Oft hilft es schon, den Betroffenen den Kulturschock verständlich zu machen.

Aus eigener Erfahrung weiß ich um die Vorteile einer unterstützten Gemeinschaft während meiner Zeit als 16-jähriger Austauschschüler und später als Student. Wenn Sie einen auf Ihr Partnerland spezialisierten Personalberater beauftragen, achten Sie bitte darauf, dass dieser auch eine Nachbetreuung anbietet. Wenn Sie eine Nachwuchs-Brücke aufbauen wollen, suchen Sie sich am Anfang einen Fachmann, der zusätzlich über hervorragende soziale und einige digitale Kompetenzen verfügt und Ihnen später als Betreuer und Coach bei der Motivation und Integration der nachfolgenden Bewerber hilft. Die höheren Kosten sind gut angelegt.

Fazit für das Fachkräftegewinnung im Maschinen- und Anlagenbau

Hoffentlich konnte ich Ihnen wertvolle Anregungen geben. Sicherlich ist es nicht einfach und eine gewisse Herausforderung, neue Prozesse für das Management eines Wohnheims bzw. von Wohnungen in der Nähe Ihrer Unternehmensstandorte oder eine „Nachwuchs-Brücke“ mit einem Partnerland zu etablieren. Die mittelständische Industrie hat es jedoch immer wieder verstanden, sich mit neuen oder angepassten Prozessen auf neue Situationen einzustellen.

Entwickeln Sie Ihre Strategie und beginnen Sie zügig mit der Umsetzung der neuen Prozesse, um rechtzeitig über ausreichende Kapazitäten an Fachkräften in Produktion und Service zu verfügen! Versuchen Sie hier besser als Ihre Mitbewerber zu sein, denn guter Service war schon immer ein wichtiges Kaufargument.

RatzConsult ist eine unabhängige Managementberatung, die sich auf die besonderen Herausforderungen und Themen in den kundennahen Bereichen des Maschinenbaus fokussiert. Dazu gehören der Aufbau neuer Prozesse z.B. neue Wege bei der Rekrutierung von Fachkräften und Auszubildenden oder die Planung und Umsetzung der Digitalstrategie. Weitere Schwerpunkte sind Partnerschaften zwischen Unternehmen und Maschinenbauern sowie der Einsatz von KI in kundennahen Bereichen. Beispiele dafür sind die KI-gestützte Kommunikation mit maschineller Transkription und Übersetzung sowie das Wissensmanagement mit KI-Unterstützung. Mehr dazu auf meiner Homepage Consulting im Maschinenbau.

Ich bin seit über 30 Jahren im Maschinenbau tätig, davon viel im Service und im Produktmanagement. Meine Erfahrung ist: Guter und zuverlässiger Service ist ein entscheidender Erfolgsfaktor im Maschinenbau. Der Fachkräftemangel gefährdet daher Erfolg und Wachstum dieser Branche.

Meine Leidenschaft gilt Herausforderungen wie der Etablierung neuer Prozesse in einem Maschinenbauunternehmen. Der Aufbau einer Vertriebskooperation mit einem japanischen Konzern inklusive der Gestaltung von Service- und Logistikprozessen für Maschinen und Verbrauchsgüter waren ein besonderer Erfolg.

Als ehemaliger Austauschschüler und international erfahrener Ingenieur kenne ich die sprachlichen und kulturellen Herausforderungen anderer Länder. Darüber hinaus habe ich viele Jahre ehrenamtlich einen gemeinnützigen Verein geleitet, der ein Studentenwohnheim betreibt.

Vorschlag für das weitere Vorgehen und die Zusammenarbeit unter Ihrer Leitung

1. Virtuelles Kennenlernen

Ein erstes unverbindliches Online-Gespräch bietet die Möglichkeit, Ihre unternehmensspezifische Situation und Ihre Bedürfnisse zu besprechen. Dieses Gespräch ist kostenlos und soll Ihnen einen Eindruck von unserer möglichen Zusammenarbeit vermitteln.

2. Strategieworkshop für eine konkrete Aufgabenstellung

Im Anschluss an unser erstes Gespräch biete ich Ihnen eine Strategiediskussion mit dem zuständigen Managementteam zu einem Festpreis an (2 Tage). Mein Ziel ist es, die betroffenen Führungskräfte (Personal, Produktion, Service) und die bereits durchgeführten Aktivitäten Ihres Unternehmens vorab kennen zu lernen. Im Rahmen eines Strategieworkshops kann ich diesem Team dann mein Gesamtkonzept mit den verschiedenen Optionen erläutern. Wir

analysieren detailliert Ihren Fachkräftebedarf nach Berufsgruppen für die nächsten Jahre,
überlegen, welche lokalen Unterkunftsmöglichkeiten für auswärtige Auszubildende und Fachkräfte in Frage kommen,
prüfen alle Ideen, wie Sie auswärtige Mitarbeiter motivieren und gewinnen können,
diskutieren, welches Partnerland für Sie gegebenenfalls in Frage kommen könnte und
überlegen, ob es Partner in Ihrer Region gibt.

Am Ende entscheiden Sie und Ihr Team, welche Maßnahmen als Teilprojekte im Rahmen eines strategischen Vorhabens weiterverfolgt werden und wie die nächsten Schritte unserer Zusammenarbeit aussehen.

3. Meine Unterstützung: Strategie und Konzeptentwicklung
Mein Ansatz beginnt mit einer gründlichen Analyse der ausgewählten Maßnahmen, gefolgt von der Entwicklung von Lösungen, die speziell auf Ihre Situation und Region zugeschnitten sind. Dazu gehören die notwendigen Diskussionen und Konzeptentwicklungen mit Fach- und Führungskräften Ihres Unternehmens und externen Anbietern, um eine umfassende Strategie, ein Konzept, eine Kostenschätzung und eine breit abgestützte Projektorganisation zu entwickeln.

Am Ende der Voruntersuchungen findet ein weiterer Workshop statt, in dem Ihre Unternehmensstrategie zur Fachkräfterekrutierung abschließend entwickelt und verabschiedet wird.

4. Umsetzung der beschlossenen Projekte

Die Umsetzung der Strategie und der daraus abgeleiteten Projekte erfolgt in der Regel durch Ihr Unternehmen selbst. Ich stehe Ihnen jedoch zur Verfügung, wenn Sie Unterstützung oder Beratung für klar definierte Aufgabeninhalte wünschen.

5. Projektbegleitung und Erfolgskontrolle

Diese Leistung ist inklusive und erfolgt in enger Abstimmung mit Ihnen.

Konnte ich alle Ihre Fragen zu den Anforderungen, meinem Angebot und der geplanten Vorgehensweise klären? Ein weiterführendes Online-Meeting kann helfen, Ihre spezifischen Anforderungen und mein entsprechendes Angebot detaillierter zu besprechen. Kontaktieren Sie mich, um einen Termin zu vereinbaren!