Tipps für die KI-gestützte Kommunikation

Fremde Sprachen Ihrer Kunden gut verstehen: Wie können Sie Übersetzungs-KIs effektiv nutzen und Fehler vermeiden?

Systeme für die KI-gestützte Kommunikation zum Beispiel für die maschinelle Übersetzung haben mittlerweile eine hohe Qualität und Stabilität erreicht. Konferenzsysteme wie TEAMS oder ZOOM transkribieren auf Wunsch Sprache in Text und übersetzen dies für Untertitel. Erste KI-Systeme können Protokolle von Besprechungen erstellen.

Dieser Blogartikel beschreibt und erklärt wichtige Handlungsempfehlungen für die Nutzung von Übersetzungs-KIs. Dazu gehört zum Beispiel das Schreiben von Texten, das Verhalten in Besprechungen sowie gelegentliche Tests der Übersetzungs-KI hinsichtlich Zielsprache und Sachgebiet. Die Empfehlungen gehen davon aus, dass eine Übersetzungs-KI ohne firmenspezifische Anpassungen genutzt wird (vgl. Blogartikel „Technologien der KI-gestützten Kommunikation“).

Übersicht der Handlungsempfehlungen:

Firmenwörterbuch für Fachbegriffe und mehrdeutige Wörter nutzen
Mehrdeutige Begriffe verwalten, d. h. im Firmenwörterbuch die gewünschte Übersetzung definieren oder, wenn nicht möglich, als Aufgabe für das Pre- oder Post-Editing definieren
Kurze und klare Satzstrukturen bilden
Keine Ironie und Sarkasmus in Besprechungen mit maschineller Übersetzung verwenden
Regelmäßige Stichproben zur Qualitätsmessung durchführen
Pre- und Post-Editing Prozesse verbessern, die den Verfasser (Pre-Editing) oder den Übersetzer (Post-Editing) von Texten auf kritische Stellen hinweisen

Die nachfolgenden Abschnitte erklären die einzelnen Punkte genauer und liefern damit detaillierte Handlungsempfehlungen.

1. Firmenwörterbuch für Fachbegriffe und mehrdeutige Wörter nutzen

Für viele Sprachpaare können den maschinellen Übersetzungen Wörterbücher mitgegeben werden, die (oft) grammatikalisch korrekt das Wort in einem Segment der Quellsprache durch das gewünschte Wort im gleichen Segment der Zielsprache ersetzen. Man muss also nicht alle Konjugationen oder Deklination des Wortes mitliefern. Allerdings muss sehr genau geprüft werden, für welche Sprachpaare (von-nach) unternehmensspezifische Wörterbücher möglich sind.

Findet ein zweistufiger maschineller Übersetzungsprozess durch den Anbieter statt, kann meist kein Wörterbuch mitgegeben werden. Hier sollte ein „kontrollierter und mit Wörterbüchern unterstützter“ zweistufiger Prozess, ggf. mit einem zwischengeschalteten Post-Editing, erwogen werden. Da in diesen Fällen oft eine englische Übersetzung erstellt wird und es für Englisch die meisten Dokumenten-Sprachpaare für KI-Trainings gibt, kann dies zumindest bei Texten und Dokumenten ein gutes Vorgehen sein.

In einem Unternehmen sollten alle Mitarbeiter lesenden Zugriff auf das komplette Firmenwörterbuch haben. Falls die Mitarbeiter neue Wörter mit mehreren Bedeutungen nutzen oder Übersetzungsfehler feststellen, kann ein automatischer Workflow die Aufnahme und Korrektur beantragen.

Firmenwörterbücher dienen nicht nur der Definition von Fachbegriffen, sondern können auch bei mehrdeutigen Begriffen helfen, wie das nachfolgende Kapitel erklärt.

2. Mehrdeutige Begriffe verwalten

Wir kennen Begriffe mit mehreren Bedeutungen wie z. B. „die Bank“, die Finanzdienstleistungen anbietet, oder die dem Sitzen dient oder die eine Schicht gleicher Sedimente beschreibt. Was gemeint ist, ergibt sich aus dem Kontext. Manchmal liegen die Bedeutungen sehr nah beieinander, z. B. „farbspezifisch“ mit einer Bedeutung auf die Farbe im Sinne des Lichtspektrums wie rot, gelb, grün oder im Sinne des Materials, welches auf eine Fläche aufgetragen wird wie z. B. Druckfarbe. Die Übersetzungen können aber unterschiedlich sein, z. B. im Englischen „color-specific“ oder „ink-specific“.

Auch wenn von einem mehrdeutigen Wort nur eine Bedeutung für das Unternehmen relevant ist, müssen alle Bedeutungen im Firmenwörterbuch aufgenommen werden, um bei falscher Übersetzung durch die KI die Korrektur zu kennen. Werden im Unternehmen mehrere Bedeutungen verwendet, müssen solche Begriffe gekennzeichnet werden. Dann kann der Zuständige vor dem maschinellen Übersetzen (Pre-Editing) oder während des Post-Editings an der entsprechenden Stellen entscheiden, was genau gemeint ist.

3. Kurze und klare Satzstrukturen bilden

Lange und mehrfach geschachtelte Sätze bieten große Gefahrenquellen für fehlerhafte maschinelle Übersetzungen. Nicht immer sind solche Sätze im Deutschen grammatikalisch korrekt formuliert. Mitunter können verweisende Satzelemente[1] (z. B. Anaphern) nicht korrekt einem Objekt oder Satzteil zugeordnet werden. Es ist daher unbedingt ratsam, diese langen Sätze in mehrere einfache zu zerlegen.

[1] Hier im linguistischen Sinn für Worte verwendet, die auf andere Sätze oder Satzteile verweisen, z. B. Pronomen oder Begriffe wie „dort“ (siehe Wikipedia „Anaphorik“).

4. Keine Ironie und Sarkasmus in Besprechungen mit maschineller Übersetzung verwenden

Normalerweise enthalten Unternehmenstexte des Maschinenbaus keine Beschreibung von Gefühlen, Ironie oder Sarkasmus. Dies ist im Allgemeinen der Belletristik oder auch der gesprochenen Sprache in kulturellen Veranstaltungen z. B. in Theater oder Kabarett vorbehalten. Firmenbesprechungen können gleichwohl mit Ironie und Sarkasmus gewürzt sein, was bei der Nutzung von maschinellen Übersetzungssystemen absolut zu vermeiden ist. Der Empfänger einer solchen Botschaft erkennt die wahre semantische Bedeutung an der Mimik, Tonalität oder einem gemeinsamen Verständnis über die Einstellung und Kenntnisse von Sender und Empfänger. Einer Übersetzungs-KI fehlen diese Art von Zusatzinformationen.

5. Regelmäßige Stichproben zur Qualitätsmessung durchführen

Bereits bei einem Projekt zur Auswahl der Übersetzungs-KI für ein Sprachpaar und Sachgebiet sollten Tests definiert worden sein (vergleich Blogartikel „Empfohlenes Vorgehen für die Einführung maschineller Übersetzung“). Dort ist auch definiert, wie die Tests aufgebaut sein und was sie enthalten sollten.

Die Tests können ohne und mit Glossar bzw. Firmenwörterbuch mit der Übersetzungs-KI eines Anbieters getestet werden. Damit erkennt man, ob sich die Übersetzungs-KI weiterentwickelt oder vielleicht sogar verschlechtert, bzw. welche Übersetzungs-KI welches Sachgebiet besser übersetzt. Verschlechterungen sind denkbar, wenn sich das Trainingsmaterial einer Übersetzungs-KI massiv zugunsten anderer Sachgebiete verschiebt.

Unternehmensinterne Tests sollten

während der Projektphase zur Auswahl der Übersetzungs-KI,
im anschließenden normalen Betrieb jährlich,
bei Auffälligkeiten, die von den Anwendern der Übersetzungs-KI berichtet werden, und
wie schon erwähnt, bei größeren Änderungen an der Übersetzungs-KI durch den Anbieter

erfolgen.

6. Pre- und Post-Editing Prozesse verbessern

Intelligente Pre-Translation oder Post-Editing Prozesse können manuelle Aufwände deutlich reduzieren. Wie bereits in Punkt „2. Mehrdeutige Begriffe verwalten“ beschrieben, kann das Firmenwörterbuch, welches die mehrdeutigen Begriffe kennt, dabei helfen, entsprechende Entscheidungen durch den Textersteller (Pre-Editing) oder den Korrektor einer maschinellen Übersetzung (Post-Editing) an den jeweiligen Stellen im Text einzufordern.

Darüber hinaus hilft ein CAT-Tool mit einer „Translation Memory“ für bereits geprüfte und übersetzte Sätze, den Kontrollaufwand zu reduzieren. Grammatik- und Stilprüfungen können im Ursprungs- oder Ergebnistext ebenfalls hilfreich sein. Neue mehrdeutige Begriffe, die noch nicht im Firmenwörterbuch aufgeführt sind, können automatisch zur Entscheidung, ggf. in einem Workflow, gebracht werden. Analog können neue Abkürzungen automatisch in das Firmenwörterbuch aufgenommen werden. Gerade bei Präsentationen werden häufig abgekürzte Begriffe bei geringem Platz verwendet.

Leider sind bis jetzt noch keine IT-Applikation bekannt, die Mitarbeiter in Service, Marketing und Produktmanagement, die nur gelegentlich Texte, Inhalte und Präsentationen entwickeln und schreiben, bei den genannten Pre-Editing Aufgaben in ihrer Office-Umgebung unterstützen. Professionelle Redakteure wie in der Technischen Dokumentation haben schon bessere Werkzeuge, aber auch diese sind bisher noch nicht vollumfänglich für die Nutzung maschineller Übersetzungen angepasst. Ebenso fehlen für das Post-Editing Tools für Mitarbeiter in den lokalen Landesgesellschaften, die die oben genannten Aufgaben in ihrer typischen Office-Umgebung effizient unterstützen. Die Beobachtung des Marktes für solche Hilfsmittel ist daher ratsam.

Lesen Sie regelmäßig die Blogs von RatzConsult. Wir werden über solche Tools berichten, sobald wir davon erfahren und sie getestet haben. Sollten Sie ein Pre- und Post-Editing-AddOn für die Office-Produkte wie Word und PowerPoint entdecken, würden wir uns über einen kurzen Hinweis freuen.

Schauen Sie regelmäßig auf die Webseite von Tools4LanguageAI (www.4LanguageAI.com). Hier arbeiten wir in einem Startup an solchen Tools. Sollten Sie Interesse haben, so kontaktieren Sie uns gerne (siehe unten). Zur Zeit suchen wir noch Pilotkunden für das Kalenderjahr 2024, um unserer Werkzeuge im realen Einsatz zu optimieren.

Zusammenfassung

Die KI-Technologie für maschinelle Übersetzungen ist mittlerweile ausgereift genug, um mit überschaubarem Aufwand großen Nutzen zu erzielen. Begeistern Sie Kunden, Maschinenbediener, Mitarbeiter und ggf. lokale Partner, in dem Sie deren Sprache verstehen und intelligent mit ihnen kommunizieren.

Die genannten Tipps und Verhaltensregeln reduzieren die Wahrscheinlichkeiten von Übersetzungsfehlern und damit von Missverständnissen auf Seiten des Lesers, besonders wenn kein Post-Editing-Prozess wie für die interne Kommunikation oder Schulungsunterlagen erfolgt. Einige Hinweise gelten wie eingangs angemerkt für Übersetzungs-KIs ohne firmenspezifisches Training.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Sehen Sie auch die Potenziale der neuen Technologien für die Kommunikation in Ihrem Unternehmen? Kontaktieren Sie mich und lassen Sie uns unverbindlich über mögliche Maßnahmen und Chancen sprechen.

RatzConsult ist eine unabhängige Unternehmensberatung, die sich auf die Planung und Umsetzung der Digitalstrategie im Vertrieb und Service des Maschinenbaus fokussiert. Ein Hauptschwerpunkt ist die Kommunikation mit zusätzlichen Sprachen basierend auf maschineller Übersetzung und einer speziell darauf ausgerichteten Terminologieverwaltung. Außerdem berate ich beim Wissensmanagement, der Nutzung von Maschinendaten (IoT), der Implementierung einer Digitalstrategie und bei Unternehmenspartnerschaften.

Möchten Sie noch weitere und detaillierte Informationen zum Themengebiet „KI-gestützte Kommunikation“ in Ruhe lesen? Das Blog „Technologien der KI-gestützten Kommunikation“ erklärt, Vor- und Nachteile verschiedener Technologien und wie die Übersetzungsqualität gemessen wird. In „Implementierung der KI-gestützten Kommunikation“ erfahren Sie, wie ein zugehöriges Projekt risikoarm geplant und organisiert wird.

Georg Ratz hat über 30 Jahre im Maschinenbau gearbeitet, davon einen großen Teil in Service und Produktmanagement. Er leitete erfolgreich ein Projekt für Wissensmanagement im Service und organisierte den Aufbau einer globalen Vertriebs- und Servicepartnerschaft mit einem japanischen Unternehmen. Hands-On Mentalität, gutes Prozessverständnis und Kreativität kennzeichnen seinen Arbeitsstil.

Seine Leidenschaft gilt der Verbesserung der weltweiten Kommunikation und dem Wissensmanagement im Maschinenbau. Er ist überzeugt, dass die maschinelle Übersetzung den Kunden und Firmen viele Chancen bietet.

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